5 สัญญาณที่บอกว่าบริษัทควรมีระบบ ATS
ไว้บริหารจัดการข้อมูลผู้สมัครในองค์กร
ในยุคที่การแข่งขันด้านการจ้างงานมีความเข้มข้นมากยิ่งขึ้น
การพัฒนากระบวนการสรรหาบุคลากรให้มีประสิทธิภาพจึงกลายเป็นเรื่องสำคัญ
และสามารถเป็นทางออกสำหรับต้นตอของปัญหาที่คุณกำลังเผชิญ
อาทิ การทำงานไม่เป็นระบบ มีความซับซ้อนในแต่ละขั้นตอนมากเกินไป
รับมือข้อมูลจำนวนมากไม่ได้ ประสานงานกันยากจนทำให้ทุกอย่างล่าช้า
โดยทั้งหมดทั้งมวลนี้ระบบ ATS (Applicant Tracking System)
หรือแพลตฟอร์มสำหรับบริหารจัดการกระบวนการจ้างงานภายในองค์กร
ก็นับว่าเป็นเครื่องมือที่จะช่วยขันน็อตให้ขั้นตอนต่าง ๆ แน่นยิ่งขึ้น
แต่จะรู้ได้อย่างไรว่าถึงเวลาที่ควรใช้มันจริงๆ มาดู 5 สัญญาณที่ชัดเจนกันเลย!
1. ทำงานด้วยระบบ Manual ทั้งหมด
หากทีม HR ของคุณยังต้องใช้เวลางานส่วนใหญ่ในแต่ละวัน
ไปกับการกรอกข้อมูลใน Spreadsheetl หรือติดตามผู้สมัครผ่านอีเมล
โดยไม่มีระบบที่ดีเข้ามาช่วยเหลือ อาจนำไปสู่ปัญหาหลายข้อ
- ข้อมูลผู้สมัครสูญหายหรือกระจัดกระจาย
- การสื่อสารที่ล่าช้า
- การตัดสินใจในการจ้างงานที่ล่าช้า
ซึ่งจุดเด่นของระบบ ATS คือการช่วยรวมศูนย์ข้อมูลผู้สมัคร
ทำให้ติดตามขั้นตอนต่าง ๆ และสื่อสารได้ง่ายขึ้น
อีกทั้งยังช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงานของมนุษย์ได้อีกด้วย
2. ติดตามกระบวนการ – อัปเดตสถานะได้ยาก
หากการอัปเดตสถานะผู้สมัครเป็นไปด้วยความยุ่งยาก
เช่น ต้องคอยตรวจสอบข้อมูลจากหลายแหล่ง
เพื่อที่จะนำข้อมูลนั้นมาส่งอีเมลโต้ตอบไปมาด้วยตัวเอง
การใช้ระบบ ATS เพียงอย่างเดียวก็สามารถช่วยให้คุณ
- เช็กสถานะของผู้สมัครทั้งหมดได้ในหน้าเดียว
- ส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติให้ทีม HR และผู้สมัคร
- ลดความยุ่งยากในการประสานงานระหว่างทีม
3. กระบวนการจ้างงานกินเวลานานเกินไป
หากองค์กรใช้เวลากับกระบวนการสรรหามากเกินไป
ก็อาจส่งผลให้พลาดโอกาสได้ผู้สมัครที่มีคุณภาพได้เช่นกัน
เนื่องจากไม่มีทั้งเวลาและกำลังคนมาดูแล Process เพิ่มเติม
ซึ่งประสบการณ์เชิงลบที่ผู้สมัครได้รับระหว่างทาง
ก็จะเข้ามามีส่วนต่อการตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าจะร่วมงานด้วยหรือไม่
ดังนั้นการมีระบบ ATS ไว้ใช้ภายในองค์กรจะช่วยแก้ปัญหาดังกล่าว
ผ่านการคัดกรองและจับคู่ผู้สมัครที่เหมาะสมได้ไวขึ้นกว่าเดิม
สามารถจัดการกับขั้นตอนต่าง ๆ ที่เมื่อก่อนใช้เวลานานได้ดียิ่งขึ้น
4. กระบวนการจ้างงานมีปัญหาโดยไม่ทราบสาเหตุ
หากจะแข่งขันในตลาดการจ้างงานอย่างยั่งยืน
องค์กรต้องสามารถวิเคราะห์ปัญหา โอกาส และอุปสรรค
เพื่อหาช่องทางพัฒนาพร้อมกับอุดช่องโหว่ที่เกิดขึ้น
ระบบ ATS ก็จะช่วยเข้ามาเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
เช่น จำนวนผู้สมัครที่ผ่าน และไม่ผ่านการคัดกรอง
รวมถึงประสิทธิภาพของผู้สมัครที่ได้รับจากแต่ละแหล่ง
- ทำรายงานประกอบการวิเคราะห์ข้อมูลที่เป็นประโยชน์
- รู้ว่าต้องปรับปรุงกระบวนการทำงานในส่วนไหน
- วิเคราะห์กลยุทธ์สำหรับการสรรหาในอนาคตได้ดีขึ้น
- ไม่เคยสร้าง “ฐานข้อมูล” จากโปรไฟล์ที่เคยสมัครเข้ามา
หากบริษัทไม่เคยมองถึงระบบจัดการกับใบสมัครที่ส่งเข้ามา
ก็เท่ากับว่าตัดโอกาสจากคนที่ยังมีความสนใจในองค์กรทันที
ทั้งที่สามารถสร้างความได้เปรียบสำหรับการจ้างงานครั้งถัดไป
ยกระดับการใช้ข้อมูลที่มีให้เกิดประโยชน์สูงสุดด้วยระบบ ATS
- จัดเก็บข้อมูลผู้สมัครทั้งหมดไว้ในที่เดียว
- ค้นหาผู้สมัครเก่าเพื่อพิจารณาสำหรับตำแหน่งใหม่ได้ง่าย
- สร้างเครือข่ายผู้มีความสามารถสำหรับโอกาสในอนาคต
สรุป
หากบริษัทของคุณพบหนึ่งในสัญญาณเหล่านี้จากการทำงาน
อาจถึงเวลาที่ต้องปรับตัวมองหาเครื่องมือเพื่อแก้ปัญหา
ให้กระบวนการสรรหาทันสมัยและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
Free ATS by Reeracoen Thailand
เข้าถึงเครื่องมือจัดเก็บ ติดตาม และจัดการข้อมูลผู้สมัคร
ยกระดับกระบวนการจ้างงานภายในองค์กร
ติดต่อได้ที่: https://bit.ly/4dV452u