หากคุณยังเจอปัญหา “งานเยอะแต่ไม่รู้จะเริ่มที่อะไร” จนสุดท้ายทำไม่ทัน หรือแม้กระทั่งลืม รู้ตัวอีกทีก็คือ “ซวยแล้ว!”
ถึงเวลาปรับวิธีการทำงานด้วย 3 เครื่องมือบริหารเวลา Eisenhower Matrix, To-Do List และ Time Boxing
เคยเป็นไหม ตื่นเช้ามาเปิดคอมฯ ทำงานทีไรเป็นต้องนั่งเหม่อทุกที เมื่อเห็น ‘กองงาน’ จำนวนมหาศาลที่ต้องจัดการให้เสร็จ
ทั้งตอบอีเมล งานเร่ง งานแก้ งานด่วน งานราษฎร งานหลวง งานเสริม งานหลัก งานรอง เยอะขนาดนี้แค่มองก็เหนื่อยแล้ว!
เชื่อว่าหลายคนมักเจอปัญหา ‘ทำงานไม่ทัน’ ไปจนถึง ‘ลืม’ ว่ามีงานไปเลย เนื่องจากทำงานแบบ Multitasking ที่อาศัยวิธีการทำงานที่ต่างกัน
ซึ่งหากบริหารจัดการไม่ดี ก็เป็นสาเหตุที่ทำให้เราเสียเวลาไปฟรีๆ รวมถึงทำงานไม่เสร็จตามกำหนดได้ง่ายมาก
เช่น ทำงานลงรายละเอียด แล้วจู่ๆ ก็สลับไปตอบอีเมล แทนที่เราจะได้โฟกัสไปทีละงาน กลับต้องเสียเวลาปรับโหมดตัวเองบ่อยๆ
ด้วยปริมาณ และวิธีการทำงานแบบ Multitasking ทำให้ ‘เวลา’ คือทรัพยากรที่มีค่ามากที่สุดสำหรับคนทำงาน
คงไม่มีใครอยากทนถ่างตาทำงานดึก เพราะทำงานไม่ทันหรือลืม
และเราสามารถทำงานให้เสร็จได้ โดยไม่ต้องลากเลือดอยู่จนดึกดื่น แถมเก็บงานได้หมดจดด้วยการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ
จาก 3 เครื่องมือง่ายๆ แต่ได้เรื่อง!
Eisenhower Matrix
หลายคนน่าจะคุ้นเคยดีกับตาราง 4 ช่องจากประธานาธิบดี Dwight D. Eisenhower
ที่ช่วยแบ่งการทำงานให้มีประสิทธิภาพและบริหารเวลาให้ดียิ่งขึ้นด้วยลำดับ ‘ความสำคัญ’ และ ‘ความเร่งด่วน’
แต่ปัญหาคืองานสำคัญมักจะไม่ด่วน และงานด่วนมักจะไม่สำคัญ
และทุกงานล้วนมีผลต่อตัวเราในฐานะ ‘ความรับผิดชอบ’ ที่ต้องลุล่วงอย่างราบรื่น
งานเร่งด่วน (Urgent Tasks) คืองานที่ต้องรีบใช้ และอาศัยการลงมือทำทันที เช่น งานเร่ง งานด่วน งานแก้ งานเผา
ในขณะที่งานสำคัญ (Important Tasks) อาจจะไม่จำเป็นต้องทำเร่งด่วน สามารถใช้เวลาค่อยๆ ทำ
โดยมีผลต่อความสำเร็จในระยะยาวมากกว่างานอื่นๆ แต่ถ้าไม่วางแผนจัดการให้ดีก็จะกลายเป็นงานเร่งด่วนในที่สุด
เมื่อรู้จักลักษณะงานทั้งสองประเภทแล้ว ทีนี้เรามาฝึกวิธีการวางแผนการทำงานด้วย
ตาราง Eisenhower Matrix ด้วยการแบ่งออกเป็น 4 ช่องตามความสัมพันธ์ของ ‘ความเร่ง’ และ ‘ความสำคัญ’ ดังนี้
1) ลงมือทำ = เร่งด่วนและสำคัญ
เป็นงานที่เห็นผลกระทบชัดเจนและต้องทำทันที โดยมีผลต่อเป้าหมายระยะยาวด้วย
ซึ่งตัวเราเองจะรับรู้ได้ทันทีว่างานไหนบ้างที่จัดอยู่ในประเภทนี้ เพราะมันจะคอยกวนใจเราอย่างชัดเจนอยู่ตลอดเวลา ถ้ายังไม่เสร็จ
2) วางแผน = สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
งานสำคัญที่ยังมีเวลาให้ค่อยๆ จัดการได้ ซึ่งเราสามารถจัดสรรเวลาตามความถนัด เช่น งานโปรเจกต์ที่ต้องนำเสนอในสัปดาห์หน้า
เราอาจค่อยๆ ทำไปทีละจุดเพื่อความสมบูรณ์ ครบถ้วนมากขึ้น
3) หาคนช่วย = ด่วนแต่ไม่สำคัญ
งานที่ต้องอาศัยการลงมือทำทันที แต่ไม่ได้ความสำคัญพอจะให้เราทำด้วยตัวเอง
อาจลองกระจายงานออกไปให้คนอื่นๆ ในทีม เพื่อเพิ่มทักษะและเรียนรู้งานใหม่ๆ
4) ไม่ต้องทำ = ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
สุดท้ายคืองานที่เราไม่จำเป็นต้องทำก็ได้ เพราะไม่ได้สำคัญพอให้วางแผน และไม่ได้เร่งด่วนพอให้เสียเวลาไปลงมือทำ
ดังนั้นจึงหมายความว่ามันคือ ‘งานเสียเวลา’ ที่ไม่จำเป็นต้องทำ เช่น หมกมุ่นกับสถานะในแอปฯ ตลอดเวลา
To-Do List
ยิ่งจดยิ่งจำ ยิ่งทำได้ดี และช่วยลดโอกาสที่จะลืม! นี่คือนิยามของการใช้เครื่องมือ To-Do List
ที่จะคอยบอกและย้ำเตือนว่า “มีอะไรต้องทำบ้าง” ตามลำดับความสำคัญ
เป็นได้ทั้งเช็กลิสต์การทำงาน และการใช้ชีวิตสำหรับคนที่ภาระหน้าที่เยอะไปหมด
เทคนิค 6 ข้อที่จะทำให้ To-Do List ของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
1) กางงานทุกอย่างออกมาดู
ไม่สำคัญว่าจะทำในไหน แต่ต้องแน่ใจว่าเราจะ ‘เห็น’ ได้ง่าย รวมไว้ที่เดียวและสะดวกต่อการใช้งาน เพื่อไม่ทำให้หลงลืมหรือสับสนกว่าเดิม!
ซึ่งเราอาจจดลงในกระดาษ หรือทำลิสต์ในแอปฯ ที่ปัจจุบันมีให้ใช้มากมาย
โดยที่จดทุกอย่างออกมาเพื่อให้เห็นภาพรวมของงานทั้งหมด ป้องกันการหลงลืม และทำให้เราจัดลำดับความสำคัญได้ง่ายขึ้น
2) แยกหมวดหมู่ และจัดลำดับความสำคัญ
งานที่สำคัญและเร่งด่วน เรามักจะรู้อยู่แล้วตามความร้อนรนของจิตใจ อะไรด่วนสำคัญ ก็ต้องทำก่อน ส่วนที่เหลือค่อยโยกไปทำทีหลัง
และอีกหนึ่งเคล็ดลับที่จะช่วยบริหารเวลาให้ดีขึ้นคือการ ‘จัดหมวดหมู่’
เคลียร์งานทีละประเภท จัดระเบียบการทำงานให้ดี โฟกัสไปทีละอย่าง จะช่วยให้เราสมาธิดีขึ้น ไม่ต้องปรับโหมดตัวเองจนเสียเวลาไปฟรีๆ
3) กำหนดระยะเวลาที่แน่นอน
การบริหารเวลางานที่ดี ต้องมีกรอบเวลาที่ชัดเจน เพราะถ้าเราทำงานไปเรื่อยๆ โดยไม่กำหนดเวลา
เราจะติดอยู่ในกับดักที่หลอกให้คิดว่า “ยังมีเวลาอยู่” และรู้ตัวอีกทีงานก็ไม่เสร็จตามกำหนด เป็นปัญหาให้ตามเก็บเพิ่มอีก
นอกจากนี้การวางกรอบเวลาเป็นประจำจะช่วยให้เราเรียนรู้ว่า งานแบบไหนควรใช้เวลาเท่าไรในการลงมือทำ ซึ่งเมื่อชินแล้ว
จากงานที่เคยต้องใช้เวลา เราก็สามารถทำได้คล่องและเร็วขึ้นด้วย
4) ขึ้นต้นด้วย ‘วิธีการ’ จะทำให้เราเห็นภาพได้ชัดขึ้น
To-Do List ที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย ควรเริ่มต้นด้วย ‘วิธีการ’ ทำให้เราเห็นภาพชัดขึ้น รู้ว่าต้องทำอะไร ด้วยวิธีการไหน
เปรียบเหมือนการป้อนโปรแกรมให้ร่างกายพร้อมทันทีตั้งแต่เห็น Task สามารถลงมือทำได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาตีความ เช่น
-
- ออกแบบภาพกราฟิก 3 รูป
- ส่งอีเมลให้หัวหน้าตรวจงาน
- อัปโหลดไฟล์ ส่งงานตาม Deadline
5) ซอยงานใหญ่ให้เป็นงานเล็กๆ
ทุกเป้าหมายใหญ่ล้วนเต็มไปด้วยรายละเอียดเล็กๆ ที่สำคัญ กระจายงานออกมาให้เห็นองค์ประกอบที่ชัดเจน เป็นรูปธรรม
ทำให้เราวางแผน หรือติดตามขั้นตอนต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
นอกจากนี้ยังทำให้เรารู้ว่าแต่ละโปรเจกต์ขาดเหลืออะไรอีกบ้าง ทำให้เรามองภาพรวมออก และพร้อมรับมือกับสถานการณ์ไม่คาดฝัน
รวมถึงยังช่วยให้เราเลิกนิสัยผัดวันประกันพรุ่งด้วย
6) วางแผนล่วงหน้า
หากเราเสียเวลาระหว่างวัน หรือก่อนเริ่มงานไปกับการ ‘วางแผน’ ทั้งๆ ที่งานบนมือก็เยอะพอแล้ว
การทำ To-Do List ก็คงจะไม่เกิดประโยชน์ แถมจะเป็นการเสียเวลาซ้ำซ้อน
ยิ่งไปกว่านั้นด้วยความกดดัน เราอาจรีบเกินจนหลงลืมบางอย่างไปจนพลาดในที่สุด
ดังนั้นสิ่งที่เราควรทำคือการ ‘เตรียมล่วงหน้า’ ใช้เวลาช่วงใกล้เลิกงาน วางแผนงานของวันถัดไปให้ชัดเจน
เมื่อเรามีเวลาทำ To-Do List อย่างรอบคอบมากขึ้น ความผิดพลาดก็จะน้อยลงไปด้วย
Time Boxing
เครื่องมือฝึกความ Productive ขั้นสุด ต่อยอดมาจาก To-Do List
และใช้เทคนิค Eisenhower Matrix ร่วมจัดความสำคัญด้วยได้
โดย Time Boxing คือการเพิ่มความชัดเจนของรายละเอียดงานให้อยู่ภายใต้กรอบเวลาที่จำกัด
และทำให้เราบริหารจัดการได้เป็นรูปธรรมมากขึ้น
Time Boxing คือการแก้ปัญหาความหลงลืม ทำงานไม่ทัน และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารเวลาด้วยการแตกรายละเอียดของงาน
อย่างมีแบบแผน ขั้นตอน ป้องกันการไม่เสียเวลาเปล่า
นอกจากฝึกให้เราใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่า Time Boxing ยังช่วยชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานของเราได้ด้วย
เช่น จากเมื่อก่อนเคยใช้เวลา 1 ชั่วโมงในการทำงาน เมื่อเวลาผ่านไปก็ควรใช้เวลาน้อยลง เนื่องจากมีประสบการณ์แล้ว
แต่ถ้าหากใช้เวลาเพิ่มขึ้น ก็ต้องหาสาเหตุเพื่อทำการแก้ไข
ฝึก Time Boxing ง่ายๆ ด้วยการสร้าง To-Do List บนปฏิทินรายสัปดาห์ แบ่งลำดับตามความสำคัญและเร่งด่วน
กำหนดระยะเวลาให้ชัดเจน เหมาะสม พยายามทำตามเป้าหมายไปทีละชิ้นตามลิสต์ที่วางไว้โดยไม่ลืมที่จะกำหนดเวลาพัก
เพื่อรักษาพลังในการทำงานของตัวเองด้วย
Time Boxing จะช่วยให้เราควบคุมสถานการณ์ได้ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งที่เพิ่มแรงใจ
เมื่อไรก็ตามที่เรารู้สึกว่าสามารถควบคุมได้ เราจะสบายใจและมีทัศนคติของ ‘ผู้ชนะ’
ไว้เผชิญกับความท้าทายใหม่ๆ งานไหนๆ ก็จัดการได้ด้วยวิธีการทำงานที่ดี
อ่านบทความที่สนใจ:
INTROVERT เข้าสังคมอย่างไร โดยไม่สูญเสีย ‘พื้นที่ส่วนตัว’
ภาพลักษณ์ภายนอก มีผลต่อ ‘ความสำเร็จ’ จริงไหม?
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม
#ReeracoenRecruitment #ReeracoenThailand
#SelfImprovement #Psychology #Inspiration #Timemanagement
#Eisenhower #Timeboxing #To-DoList