แก้ปัญหาผู้สมัครปฏิเสธร่วมงาน
ด้วยกลยุทธ์การนำเสนองานอย่างมีชั้นเชิง

สัมภาษณ์งานผ่าน แต่ผู้สมัครกลับตัดสินใจไม่ตอบตกลงรับงาน ความจริงปัญหาในลักษณะนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากหลายปัจจัย อาทิ ผู้สมัครได้งานไปก่อน มีตัวเลือกอื่นที่น่าสนใจมากกว่า ข้อเสนอที่บริษัทยื่นมายังไม่ตรงกับความคาดหวังมากพอ หรือติดปัญหาบางอย่างจนทำให้เลือกปฏิเสธ ดังนั้นปัญหานี้อาจไม่ได้ขึ้นอยู่กับปัจจัยภายนอกเพียงอย่างเดียว แต่ต้องย้อนกลับไปดูที่ขั้นตอนการนำเสนองานตั้งแต่ต้นด้วย

องค์กรจะสามารถวิเคราะห์ข้อมูลจากอะไรหรือปรับวิธีการนำเสนองานอย่างไรเพื่อลดอัตรา Rejection rate ให้น้อยลง บทความนี้ Reeracoen มีคำแนะนำง่ายๆ มาฝากกัน

อะไรคือสาเหตุที่ผู้สมัครเลือกปฏิเสธ Job offer จากเรา

• ข้อเสนอที่ยื่นไปยังไม่โดนใจมากพอ
  ทั้งด้วยตัวงานยังไม่เป็นไปตามคาดหวัง หรือระหว่างรอเจองานที่อื่นน่าสนใจกว่า หากไม่สามารถมัดใจผู้สมัครได้ทันทีก็มีโอกาสสูงที่จะหลุดมือ
• วิธีการนำเสนอตัวงานที่ไม่สามารถดึงดูดผู้สมัครได้
  รูปแบบการนำเสนอของ Recruiter ก็มีผลต่อมุมมองที่มีต่องานเช่นกัน แม้ความจริงตัวงานกับองค์กรจะน่าสนใจ แต่ถ้าไม่ได้ชูจุดเด่นเหล่านั้นหรือทำให้ผู้สมัครรู้สึกถึงความ “พิเศษ” มากกว่าตัวเลือกอื่นๆ ก็ไม่สามารถกระตุ้นให้ผู้สมัครตัดสินใจตอบรับข้อเสนอได้
• ได้งานจากที่อื่นไปก่อน
  สาเหตุนี้อาจเกิดจากกระบวนการทำงานที่ล่าช้าของทีมงาน ซึ่งมีส่วนสร้างประสบการณ์ที่ไม่ดี ประกอบกับองค์กรอื่นตัดสินใจเร็วกว่าก็นำพาให้ผู้สมัครต้องตัดสินใจเลือกความแน่นอนมากกว่าอดทนรอต่อไป
• ปัจจัยอื่นๆ ที่อยู่นอกเหนือการควบคุม
  เช่น ผู้สมัครค้นหาข้อมูลแล้วเจอว่าองค์กรมีชื่อเสียงในทางไม่ดี หรือมีความจำเป็นอื่นๆ จนไม่สะดวกมาเริ่มงานกับบริษัทของเราแล้ว
• รู้สึกไม่คลิกกับบางสิ่งบางอย่างในองค์กร
  แม้ตัวงาน ชื่อตำแหน่ง และผลตอบแทนจะดึงดูดใจแค่ไหนในตอนแรก แต่ถ้าหลังจากนั้นผู้สมัครพบว่าตัวเองยังไม่เข้ากับสไตล์การทำงาน เส้นทางการเติบโตในบริษัทไม่ตรงกับความคาดหวัง ไม่ชอบบรรยากาศ มีเป้าหมายหรือแนวคิดต่างจากองค์กร ก็เป็นเหตุผลที่ต้องปฏิเสธการร่วมงานอย่างเลี่ยงไม่ได้เช่นกัน
  

ปรับวิธีนำเสนอเพื่อลดอัตราการปฏิเสธข้อเสนองาน

1) สอบถามสาเหตุในการย้ายงาน
ปกติแล้วกระบวนการจ้างงานจะมีการเช็กอัปผู้สมัครเบื้องต้นอยู่แล้ว เช่น ในขั้นตอน Phone screen นอกจากถามเกี่ยวกับงานในปัจจุบัน ก็ควรถามถึงสาเหตุความต้องการในการย้ายงานด้วย

เพราะการรู้สาเหตุเชิงลึกว่าปัจจัยอะไรที่ทำให้ผู้สมัครอยากเปลี่ยนงานใหม่คือข้อมูลชั้นดีที่จะช่วยให้องค์กรได้เข้าใจเหตุผลเบื้องหลัง และนำมาวิเคราะห์เพิ่มเติมว่าจากความคาดหวังเหล่านั้น องค์กรของเราจะสามารถตอบสนองกลับไปได้อย่างไรบ้าง

2) ทำความเข้าใจเป้าหมายของผู้สมัคร
เมื่อเข้าใจสาเหตุในการย้ายงานเบื้องต้นแล้ว สิ่งที่องค์กรสามารถทำการบ้านเพิ่มเติม เพื่อสร้างแรงดึงดูดให้กับการเข้ามาร่วมงานในองค์กรได้มากขึ้นก็คือ “การออกแบบข้อเสนองาน” ที่ครอบคลุมเป้าหมายของผู้สมัครได้มากที่สุด

เช่น หากสาเหตุในการย้ายงานของผู้สมัครคืออยากอัปเงินเดือน หมายความว่าเป้าหมายที่สำคัญในตอนนี้คือ “รายได้” ถ้าพิจารณาแล้วว่าไม่เกินขอบเขตเพดานโครงสร้างเงินเดือนของบริษัทก็อาจจะให้ไปตามที่ผู้สมัครกำหนด แต่เพิ่ม Benefits ที่เกี่ยวข้องให้ดูน่าสนใจยิ่งขึ้น

หรือ กรณีที่สาเหตุการย้ายงานของผู้สมัครคือรู้สึกตันกับงานเดิมก็อาจจะเน้นที่โอกาสเติบโตในองค์กร และความท้าทายของเนื้องาน เช่น ยกตัวอย่างโปรเจกต์ที่จะได้ทำ เป้าหมายที่วางไว้ข้างหน้า

ถ้าข้อเสนองานที่ยื่นไปทำได้ทั้งตอบรับกับความคาดหวัง แถมยังช่วยวางแผนต่างๆ ที่น่าสนใจให้กับอนาคตผู้สมัครก็มีโอกาสสูงขึ้นที่องค์กรจะประสบความสำเร็จในการจ้างงาน

สรุป 5 ลักษณะของข้อเสนองานที่มีโอกาสทำให้ผู้สมัครตอบตกลงมากขึ้น

ข้อเสนองานที่ดีจะต้องตอบโจทย์เป้าหมายในการเปลี่ยนงาน อย่าพยายามดึงดูดด้วยเงินเดือน หรือชื่อเสียงของบริษัทอย่างเดียว วางแผนไกลถึงอนาคต โอกาสเติบโตของผู้สมัคร นำเสนอวัฒนธรรมองค์กรที่แตกต่าง สร้างความรู้สึกพิเศษ ใส่ใจในรายละเอียดที่ตรงกับความคาดหวังของผู้สมัคร

3) สำรวจทิศทางตลาดอย่างสม่ำเสมอ
จุดบอดที่ทำให้หลายองค์กรล้มเหลวในการแข่งขันจ้างงาน อาจจะเป็นเพราะไม่ได้ใช้เวลาศึกษาตลาดในแต่ละสายอาชีพมากพอ เพราะบางครั้งทิศทางการทำธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอด เมื่อทักษะที่จำเป็นต้องใช้เริ่มขาดแคลน หาคนมีฝีมือได้ยากก็จะทำให้เรทเงินเดือนที่พอจะสามารถดึงดูดได้ขึ้นสูงตามไปด้วย

4) พัฒนากระบวนการทำงานหลังบ้านให้กระบวนการจ้างงาน
วิธีการคัดกรองที่เข้มงวด มีขั้นตอนมากมาย รวมถึงรอการตัดสินใจจากหลายคน ส่งผลให้กระบวนการสมัครงานต้องใช้เวลานานขึ้น สร้างภาระให้กับผู้สมัครมากขึ้น บางครั้งผู้สมัครสัมภาษณ์เสร็จกว่าจะรอผลตอบรับจากองค์กรก็กลายเป็นว่าได้งานจากที่อื่นไปก่อนเรียบร้อยแล้ว

ปัญหาอาจอยู่ที่ระบบการทำงานหลังบ้านยังไม่ชัดเจน ไม่กำหนดขอบเขตระยะเวลาที่ใช้พิจารณาแต่ละขั้นตอน หรือแม้แต่ภาระงานที่ HR ต้องดูแลมีมากเกินไป ไม่สามารถบริหารเวลามาสื่อสารและดูแลผู้สมัครได้อย่างทั่วถึง

สรุป 5 ลักษณะของข้อเสนองานที่มีโอกาสทำให้ผู้สมัครตอบตกลงมากขึ้น

1. ข้อเสนองานที่ดีจะต้องตอบโจทย์เป้าหมายในการเปลี่ยนงาน
2. อย่าพยายามดึงดูดด้วยเงินเดือน หรือชื่อเสียงของบริษัทอย่างเดียว
3. วางแผนไกลถึงอนาคต โอกาสเติบโตของผู้สมัคร
4. นำเสนอวัฒนธรรมองค์กรที่แตกต่าง สร้างความรู้สึกพิเศษ
5. ใส่ใจในรายละเอียดที่ตรงกับความคาดหวังของผู้สมัคร

ลดอัตราการถูกผู้สมัครปฏิเสธร่วมงานด้วย HR Solution ที่ใช่

หนึ่งทางเลือกที่ช่วยลดอัตราการปฏิเสธร่วมงานได้อย่างเห็นผลก็คือการจ้างงานผ่าน Recruitment Agency ที่ดูแลกระบวนต่างๆ ตั้งแต่ต้นน้ำ
ทั้งการสรรหาผู้สมัคร คัดกรองคุณสมบัติ นัดหมายสัมภาษณ์ ช่วยอธิบายลักษณะงาน ภาพรวมองค์กร ความคาดหวัง ให้องค์กรประสบความสำเร็จในการจ้างงานได้มากขึ้น

และนอกจากจะอำนวยความสะดวกในส่วนต่างๆ ได้มากยังมักจะได้รับฟีดแบคจากผู้สมัครอย่างสม่ำเสมอ

ไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างเงินเดือน มาตรฐานการทำงาน วิธีดูแลผู้สมัคร ตลอดจนกระบวนการทำงาน ระยะเวลาที่ใช้ รวมถึงขั้นตอนต่างๆ ที่อาจทำให้เกิดประสบการณ์ที่ไม่ดีต่อบริษัท แต่ไม่มีโอกาสได้รับรู้ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้สามารถนำมาใช้ปรับปรุงการจ้างงานได้โดยตรงและช่วยให้องค์กรมีโอกาสแข่งขันในตลาดงานได้อย่างยั่งยืน ค้นหาคนที่ใช่ให้ทุกตำแหน่งที่ว่าง จ้างงานผ่านมืออาชีพที่รู้ใจ

ไม่พลาดทุกข้อมูลสำคัญด้วยการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบด้วยเครื่องมือ Applicant Tracking System

อีกหนึ่งวิธีช่วยลดอัตราปฏิเสธร่วมงานแบบทางอ้อมคือการนำระบบจัดเก็บบันทึกข้อมูลมาใช้ประกอบการทำงานให้แม่นยำมากยิ่งขึ้น ปฏิเสธไม่ได้ว่าเมื่อไม่มีการบันทึกข้อมูลที่ดีหรือเป็นระเบียบมากพอ บางครั้งคนทำงานที่ต้องดูแลข้อมูลจำนวนมากก็อาจพลาดได้ เช่น จำตัวเลขเงินเดือนผิด ลืมใส่รายละเอียดบางข้อที่ผู้สมัครให้ความสำคัญ

โดยเฉพาะในเรื่องสำคัญที่เกี่ยวข้องกับ “ความคาดหวังของผู้สมัคร” โดยตรง อย่างเช่น ตัวเลขเงินเดือน ตัวงาน ชื่อตำแหน่ง หรือเงื่อนไขอื่นๆ
และเมื่อผู้สมัครไม่ได้ Job offer ที่ตรงใจอย่างที่ระบุไว้ตั้งแต่ต้นก็มีโอกาสปฏิเสธรับข้อเสนอค่อนข้างสูงมากทีเดียว

สำหรับระบบ ATS (Applicant Tracking System) คือเครื่องมือบริหารผู้สมัครในองค์กร ช่วยจัดระเบียบข้อมูลและยกระดับกระบวนการทำงานของ HR สามารถทำให้การจ้างงานมีคุณภาพแม่นยำมากยิ่งขึ้น จุดเด่นคือการรวมศูนย์ข้อมูลผู้สมัคร และมีฟังก์ชันให้ติดตามงาน ลดงาน Operation ที่ซ้ำซ้อนจากการใช้ Spreadsheet รวมถึงช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดต่างๆ จากบุคคลและป้องกันข้อมูลหล่นหายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลงทะเบียนรับสิทธิใช้งาน ATS ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่าย