เมื่อ “ระบบจัดการใบสมัคร” กลายเป็นจุดเปลี่ยนของการจ้างงานยุคใหม่ เพราะปัจจุบัน รูปแบบของการจ้างงานเปลี่ยนไปอยู่ในระบบออนไลน์แทบทั้งหมด ทั้งการประกาศ (Job Posting) และการสรรหาบุคคล (Sourcing) โดยที่มีช่องทางให้เลือกใช้อย่างหลากหลาย ทำให้ข้อมูลผู้สมัคร (Candidate Data) ที่ได้ กระจายอยู่ในหลายช่องทาง ทั้ง Job Board, LinkedIn, Email, Social Media หรือแม้แต่การส่งต่อจากภายในทีม
หลายองค์กรจึงเริ่มมองหาตัวช่วยอย่าง Applicant Tracking System (ATS) เพื่อที่จะ “รวมข้อมูลผู้สมัครไว้ในที่เดียว” และจัดการกระบวนการจ้างงานให้ลื่นไหลมากขึ้น
แต่ในเมื่อปัจจุบันมีตัวเลือกระบบให้ใช้งานมากมาย หลายคนจึงอาจยังสับสนว่า Applicant Tracking System เจ้าไหนดี คุ้มค่า ใช้เกณฑ์อะไรถึงจะรู้ว่าตัวไหนเหมาะกับองค์กรเรามากที่สุด บทความนี้จะพาไปดูตั้งแต่พื้นฐานว่า ATS คืออะไร ใช้ทำอะไร และควรเลือกอย่างไรให้เหมาะกับองค์กร รวมถึงแจกเครื่องมือฟรีจาก Reeracoen Thailand ที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์องค์กรทุกขนาด
Applicant Tracking System คืออะไร
Applicant Tracking System (ATS) คือซอฟต์แวร์สำหรับการจ้างงานที่ช่วยให้ทีม HR สามารถติดตาม จัดการ และวิเคราะห์ข้อมูลผู้สมัครได้อย่างเป็นระบบ เช่น ผู้สมัครแต่ละคนอยู่ในขั้นตอนไหนของการจ้าง ต้องดำเนินการอะไรต่อ รวมถึงสรุปข้อมูลเชิงลึกอย่าง ระยะเวลาในการปิดตำแหน่งงาน (Time to Hire) หรืออัตราการตอบรับ Offer ของผู้สมัคร
โดยระบบ ATS จะทำหน้าที่รวบรวมใบสมัครจากทุกช่องทาง เช่น เว็บไซต์องค์กร, Job Board หรือ Social Media จากนั้นจะจัดเก็บข้อมูลเข้าสู่ฐานกลาง เพื่อให้ทีมสามารถดูสถานะผู้สมัครแต่ละคนได้แบบเรียลไทม์ สรุปง่ายๆ ว่า ATS คือ ศูนย์กลางของระบบการจ้างงาน ที่ช่วยเก็บรวบรวมข้อมูล จัดกลุ่ม ลดความกระจัดกระจาย และช่วยประหยัดเวลาทำงานของ HR อย่างเป็นระบบ
Applicant Tracking System ใช้ทำอะไร ทำไมถึงได้รับความนิยม
เหตุผลที่องค์กรส่วนใหญ่เริ่มหันมาใช้ระบบ ATS มีอยู่ 3 ข้อหลักๆ ได้แก่
- รวมทุกใบสมัครไว้ที่เดียว (Centralized Data)
ลดเวลาการตามเก็บข้อมูลจากหลายช่องทาง ทุกใบสมัครจะถูกรวบรวมอัตโนมัติ ทำให้ Process ทั้งหมดรันได้เร็วขึ้น สามารถเริ่มคัดกรองได้ทันที เนื่องจากไม่ต้องรอคัดลอก หรือเคลื่อนย้ายข้อมูล - เพิ่มความเร็วในการจ้างงาน (Faster Hiring Process)
ระบบ ATS ช่วยให้แต่ละฝ่ายเห็นสถานะผู้สมัครร่วมกันแบบเรียลไทม์ เช่น “Applied – Shortlist – Interview – Offer – Hired” ทำให้ไม่ต้องส่งอีเมลซ้ำหรือรอข้อมูลจากอีกทีมก่อนดำเนินการในขั้นตอนถัดไป - ช่วยพัฒนา Candidate Experience
ผู้สมัครจะได้รับประสบการณ์ที่ดีกว่า เพราะขั้นตอนสมัครงานรวดเร็ว โปร่งใส และมีการอัปเดตสถานะอย่างต่อเนื่องจากทีม HR
เมื่อรวมกันแล้ว ระบบ ATS จึงไม่ได้ช่วยแค่ “ลดงาน HR” แต่ยังช่วยให้องค์กรดูมีระบบ และสร้างภาพลักษณ์เชิงบวกในสายตาผู้สมัครด้วย
Applicant Tracking System เจ้าไหนดี
5 ปัจจัยสำคัญที่ควรใช้พิจารณาก่อนเลือกใช้ระบบจัดการการจ้างงานให้เหมาะกับองค์กร
- ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน (User Friendly)
• ระบบควรเข้าใจง่าย ใช้ได้ทันทีแม้ไม่ถนัดเทคโนโลยี
• มีหน้าตา (Interface) ที่เป็นมิตร เห็นข้อมูลชัด ไม่ซ่อนอยู่หลายชั้น
• มีคู่มือหรือระบบแนะนำขั้นตอน (Onboarding) ให้ผู้ใช้เริ่มต้นได้ไว - การเชื่อมต่อกับระบบภายนอก (Integration)
• รองรับการเชื่อมต่อกับ Job Boards, LinkedIn, Facebook ฯลฯ
• ดึงใบสมัครเข้าสู่ระบบอัตโนมัติ ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ
• ลดเวลาทำงานจากการสลับหลายแพลตฟอร์ม - ความยืดหยุ่น (Flexibility)
• เพิ่มจำนวนผู้ใช้งานและตำแหน่งงานได้ตามต้องการ
• รองรับจำนวนใบสมัครมากขึ้นเมื่อองค์กรเติบโต
• ปรับแต่งฟอร์มสมัครงานและขั้นตอนคัดเลือกให้เหมาะกับแต่ละทีม - การบริการหลังการขาย (Support & Security)
• มีทีมซัพพอร์ตช่วยเหลือเมื่อเกิดปัญหา
• ระบบปลอดภัย มีมาตรการปกป้องข้อมูลผู้สมัคร
• อัปเดตฟีเจอร์ใหม่อยู่เสมอ เพื่อรองรับการจ้างงานยุคใหม่ - ราคาและความคุ้มค่า (Cost & Value)
• เลือกรูปแบบการชำระเงิน และเรทราคาที่เหมาะกับขนาดทีมและการใช้งาน
• พิจารณาฟีเจอร์ที่ได้รับเทียบกับค่าใช้จ่ายจริง
• มองหาระบบที่ช่วยลดเวลาทำงาน และเพิ่มโอกาสได้ผู้สมัครที่ใช่
แนะนำ EZHire เครื่องมือฟรีจาก Reeracoen Thailand
EZHire จาก Reeracoen คือ Free Hiring management solution ที่มีครบจบทั้งการสร้าง Career page สำหรับประกาศรับสมัครงาน พร้อม ATS (Applicant tracking system) สำหรับระบบจัดการการจ้างงานภายในองค์กร ช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับทีม HR ช่วยลดข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพ พร้อมสร้างความยั่งยืนในระยะยาว
จุดเด่นของ EZHire
- เป็นระบบจัดการข้อมูลผู้สมัครที่ใช้งานง่าย เหมาะสำหรับมือใหม่
- สามารถเพิ่ม Member ไว้ทำงานร่วมกันได้ไม่จำกัดจำนวนคน
- ควบคุมเปิด/ปิด สิทธิการมองเห็นข้อมูลสำคัญได้
- มีทีม Support ช่วยแนะนำและแจ้งปัญหาได้ตลอด
- ฟีเจอร์ทั้งหมดใช้งานได้ฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายตลอดชีพ
แนะนำ Feature เด่น
- Career Page Builder
EZHire มีฟีเจอร์สร้างหน้า Career Page รวบรวมตำแหน่งงานว่างของบริษัท ซึ่งผู้สมัครสามารถกรอกข้อมูลการสมัครงานได้โดยตรง
สร้างประสบการณ์ในแบบองค์กรชั้นนำโดยไม่ต้องพึ่งทีมไอที - แชร์ประกาศงานข้ามแพลตฟอร์มแบบไร้พรมแดน
• มีเว็บไซต์สำหรับประกาศงานเป็นของตัวเอง ใช้งานได้ถาวร
• เพิ่มประสบการณ์ที่ดีให้ผู้สมัคร ตั้งแต่ก้าวแรก
• ใช้งานง่าย สร้างเว็บประกาศส่วนตัวเสร็จพร้อมใช้ภายใน 1 วัน
- Instant Applicant Data Sync
เก็บรวบรวมใบสมัครจากทุกช่องทาง ครบจบในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เรซูเม่ CV หรือข้อมูลสำคัญที่ไม่ควรหล่นหาย
• ลดงานกรอกข้อมูลลง Spreadsheet ด้วยการซิงค์ข้อมูลเข้าสู่ ATS อัตโนมัติ
• ลดความผิดพลาดจากการทำงานซ้ำซ้อนของคนในทีม
• สร้าง Talent Pool ให้พร้อมใช้ เพิ่มโอกาสในการจ้างงาน - Real-Time Hiring Process
ระบบจัดการข้อมูลผู้สมัครที่สามารถติดตามสถานะการจ้างงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง ลดการสื่อสารระหว่างทีมที่อาจรบกวนเวลาโฟกัสงานสำคัญ ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน วันหยุดหรือเร่งด่วนแค่ไหน ก็เช็กความคืบหน้าได้แบบ Real-time
ระบบ ATS จาก Reeracoen Thailand เหมาะกับใคร
1) SMEs และ Startup
องค์กรขนาดเล็ก-กลางที่ไม่มีระบบ HR Tech ซัพพอร์ต เพราะงบประมาณจำกัด หรือยังไม่พร้อมลงทุนในระบบราคาแพง EZHire ช่วยวางโครงสร้างการทำงานแบบมืออาชีพได้ฟรีตั้งแต่ต้น
2) บริษัทที่ยังใช้ Spreadsheet ในการบันทึกข้อมูล
เหมาะกับทีม HR ที่ยังจัดการข้อมูลผู้สมัครแบบแมนนวล ข้อมูลกระจัดกระจาย ไม่มีระบบ Tracking Applicant tracking system นี้ช่วยลดงานซ้ำซ้อน จัดเก็บข้อมูลได้เป็นระบบ และดึงมาใช้งานต่อได้ง่าย เพื่อให้เกิดการพัฒนาเป็นระบบ Smart Hiring
3) องค์กรที่อยากลดค่าใช้จ่ายในการ Hiring
EZHire เป็นระบบจัดการข้อมูลผู้สมัคร ที่สามารถสร้างลิงก์รับสมัครงาน ซึ่งช่วยลดการพึ่งพาการประกาศงานผ่านแพลตฟอร์มที่มีค่าบริการรายเดือนหรือรายปี และสำหรับบริษัทมี ATS อยู่แล้วแต่ค่าบริการสูง รู้สึกว่าใช้แล้วไม่คุ้มทุน เครื่องมือใช้ฟรีนี้ก็เป็นตัวทดแทนที่ใช้งานได้สะดวก
องค์กรที่กำลังมองหา ATS ฟรี หรือระบบจัดการการจ้างงาน ที่สามารถสร้างเว็บไซต์ประกาศรับสมัคร พร้อมจัดเก็บข้อมูลผู้สมัครลงระบบการจ้างงานแบบอัตโนมัติ สามารถลงทะเบียนรับสิทธิใช้งานตลอดชีพได้เลย ที่ลิงก์: https://bit.ly/4dV452u
FAQ คำถามที่พบบ่อย
ATS คืออะไร ส่งผลอย่างไรต่อองค์กร?
คำตอบ: ATS (Applicant Tracking System) คือระบบที่ช่วยให้ทีม HR จัดการขั้นตอนสำคัญของการจ้างงานได้อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่ประกาศ รับสมัคร คัดกรองผู้สมัคร ไปจนถึงติดตามสถานะการจ้างงาน
ATS ต่างจากการใช้ Spreadsheet อย่างไร?
คำตอบ: เพราะ ATS จะรวมข้อมูลผู้สมัครจากทุกช่องทางไว้ในที่เดียว ไม่ต้องคัดลอกหรือค้นหาข้อมูลจากหลายไฟล์ อีกทั้งยังช่วยให้ทีม HR และ Hiring Manager เห็นข้อมูลร่วมกันแบบเรียลไทม์ ทำให้การจ้างงานเร็วขึ้น และลดโอกาสผิดพลาดจากข้อมูลที่ตกหล่น
ATS ฟรี มีให้ใช้บริการไหม?
ปัจจุบันเครื่องมือ ATS ที่เปิดให้ใช้งานได้ฟรี คือ EZHire จาก Reeracoen Thailand ที่มีทั้ง Career Page Builder และระบบจัดการข้อมูลผู้สมัครในตัว จุดเด่นคือใช้ง่าย มีฟังก์ชันที่จำเป็นต่อการทำงานของทีม HR Recruiter ครบ เพิ่ม Member ภายในทีมได้ไม่จำกัด และไม่มีค่าใช้จ่ายตลอดชีพ เหมาะสำหรับทั้งองค์กรเล็กและใหญ่
ATS เหมาะกับใคร?
ระบบ ATS เหมาะกับทุกขนาดองค์กร ตั้งแต่ Startup, SME ไปจนถึง Enterprise โดยเฉพาะทีม HR ที่มีการรับสมัครหลายตำแหน่ง หรือมีหลายแผนกร่วมสรรหา เพราะระบบช่วยจัดการงานซ้ำซ้อน และติดตามความคืบหน้าของผู้สมัครได้ง่ายขึ้น