วิธี Shortlist Candidate คัดสรรคนที่ใช่เข้ามาสัมภาษณ์งาน

สิ่งที่ HR ฝ่ายคัดกรองจะต้องรับมือทุกครั้งเมื่อเปิดรับสมัครงานก็คือการจัดการกับผู้สมัครที่มีจำนวนหลักสิบ หรือหลักร้อยคน ซึ่งต่างก็มีคุณสมบัติ ประสบการณ์และผลงานโดดเด่นแตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม แม้จะมีโปรไฟล์ผู้สมัครที่น่าสนใจหลายคน แต่ข้อจำกัดในมุมของฝ่ายคัดกรองก็คือ “เวลา” ทำให้ไม่สามารถเลือกผู้สมัครทั้งหมดเข้ามาสัมภาษณ์

ดังนั้นจึงจำเป็นต้องคัดเอาเฉพาะกลุ่มที่มีศักยภาพสูงและมีแนวโน้มว่าจะจ้างงานได้สำเร็จจริงๆ เป็นหลัก เพื่อไม่ต้องย้อนกลับไปเปิดรับสมัครใหม่อีกรอบ แล้วจากผู้สมัครจำนวนหลักสิบ หรือหลักร้อยเหล่านี้องค์กรจะมีวิธีคัดเลือกคนอย่างไรให้ได้ Shortlist แคนดิเดทที่เหมาะสมจะเข้ามาสัมภาษณ์ในรอบถัดไปมากที่สุด

Reeracoen Thailand มีทริคสำหรับวิธีคัดเลือกสร้าง Shortlist แคนดิเดทที่มีศักยภาพสำหรับการจ้างงานมาฝากกัน

อะไรคือการทำ Shortlist แคนดิเดท

Shortlist คือการแยกผู้สมัครส่วนหนึ่งออกมาจากรายชื่อทั้งหมด โดยคัดเอาเฉพาะกลุ่มที่มีโปรไฟล์น่าสนใจจากแต่ละรอบเพื่อเพิ่มความแม่นยำและลดภาระงานให้กับฝ่ายคัดกรอง

ยกตัวอย่าง งานที่มีผู้สมัครยื่นโปรไฟล์เข้ามา 50 คน Shortlist แรกอาจเลือกเรซูเม่ที่ตรงกับ Requirement ไว้เบื้องต้น 20 ใบ จากนั้นจึงไปหาข้อมูลแต่ละด้านเพิ่มเติมจากช่องทางอื่นแล้วคัดออกอีกจำนวนหนึ่งให้เหลือเฉพาะที่จะนัดสัมภาษณ์จริง และสุดท้ายคือการ Shortlist หลังสัมภาษณ์จบว่ามีผู้สมัครท่านใดบ้างที่ผ่านเกณฑ์การคัดเลือก เพื่อจัดเรียงลำดับไว้สำหรับออก Job offer ในขั้นตอนถัดไป

นอกจาก Shortlist จะมีไว้เพื่อเลือกกลุ่มผู้สมัครในตำแหน่งงานนั้นๆ ยังสามารถเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลสำหรับโอกาสงานอื่นในอนาคตด้วย

Shortlist อย่างไรให้ได้ผู้สมัครที่มีคุณภาพ

• จำแนกประเภทคุณสมบัติของตำแหน่งงาน
  หนึ่งในสาเหตุของความล้มเหลวในการรับสมัครงาน เกิดจากเกณฑ์พิจารณาผู้สมัครที่ไม่มีความชัดเจนมากพอ เมื่อองค์กรไม่มีเป้าหมายการจ้างงานที่แน่ชัดก็มักจะใช้วิธีกำหนดคุณสมบัติกว้างๆ ไว้ก่อน แล้วเมื่อได้ผู้สมัครเข้ามาแล้วก็ไม่รู้จะจัดการต่ออย่างไร ผลสุดท้ายก็ไม่สามารถตัดสินใจเลือกใครเข้ามาเริ่มงานได้เลยจาก Requirement ทั้งหมดของตำแหน่งงาน นำคุณสมบัติที่ระบุไว้มาจัดแยกไว้เป็นสองกลุ่ม ได้แก่ “จำเป็นต้องมี” และ “ควรมี” เพื่อกำหนดเกณฑ์พื้นฐานไว้พิจารณาผู้สมัครทั้งหมด โดยที่คุณสมบัติในกลุ่ม “จำเป็นต้องมี” จะเป็นเกณฑ์ความสามารถขั้นต่ำที่ต้องใช้ทำงานโดยตรง ซึ่งกลุ่ม “ควรมี” จะเป็นคะแนนพิเศษบวกเพิ่มเข้าไปจากเดิม
• ลดจำนวนให้เหลือเฉพาะกลุ่มที่มีศักยภาพ
  วัตถุประสงค์ของการทำ Shortlist ก็คือ “ลดจำนวน” ผู้สมัครในแต่ละรอบเพื่อประหยัดเวลา และลดภาระงานที่ไม่จำเป็นของฝ่ายคัดกรอง แล้วไปโฟกัสกับการพิจารณากลุ่มคนที่มีศักยภาพจริงๆ ให้มากขึ้น ดังนั้นจำนวนโปรไฟล์ที่จะถูกคัดเลือกเข้ามาอาจไม่จำเป็นต้องเยอะ แต่เน้นคุณภาพของผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตาม Requirement ให้มากที่สุด
• หลีกเลี่ยงอคติส่วนตัวขณะคัดเลือก
  เมื่อจำแนกคุณสมบัติเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน รวมถึงคนตามจำนวนลิสต์ที่แยกไว้แล้ว สำหรับขั้นตอนถัดไปก็คือการคัดเลือกคนเข้ามาสัมภาษณ์ซึ่งยากที่สุดเพราะจะต้องต่อสู้กับ “อคติ” ที่มีอยู่แล้วตามธรรมชาติของมนุษย์พยายามลดอคตินั้นลงโดยเน้นที่เป้าหมายที่มีคุณสมบัติตามเงื่อนไข อะไรก็ตามที่คิดว่าน่าสนใจ หรือดูดีในความคิดเห็นส่วนตัวก็ให้วางไว้ก่อนเพื่อลดความผิดพลาดในการคัดเลือกคนเข้าทีม
• สนใจองค์ประกอบอื่นๆ ของผู้สมัคร
  นอกเหนือกำหนดเกณฑ์คุณสมบัติสำหรับพิจารณาไว้แล้วก็อย่าลืมให้ความสำคัญกับปัจจัยแวดล้อมอื่นๆ ด้วย เพราะถึงแม้ว่าจะได้ผู้สมัครที่เก่งเข้ามาทำงานก็จริง แต่ก็ไม่ได้การันตีว่าความเก่งนั้นจะเข้ากับการทำงานในองค์กรของเรา ดังนั้นควรพิจารณาจากทัศนคติ สไตล์การทำงาน เป้าหมาย ความคาดหวัง ประสบการณ์และอื่นๆ ให้ครบทุกมิติ
• ให้คะแนนผู้สมัครหลังสิ้นสุดการพิจารณา
  สร้างระบบการให้คะแนนโปรไฟล์ของผู้สมัครแต่ละคนโดยเปรียบเทียบกับเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในตอนต้น ซึ่งการจัดอันดับผู้สมัครจากคะแนนที่ตรงกับ Requirement จะช่วยให้สามารถจำแนกแคนดิเดทที่โดดเด่นในแต่ละด้าน และตัดสินใจเลือกคนที่ใช่เข้ามาสู่องค์กรได้อย่างเหมาะสม

สุดท้ายคือการประเมินสภาพแวดล้อมและความสามารถในการทำงานของทีม

อย่าลืมประเมินสภาพแวดล้อมและภาระหน้าที่ทั้งหมดของทีม เพราะในบางองค์กรทีม HR อาจมี Task ที่ต้องรับผิดชอบมากกว่า 1 อย่าง ทำให้ไม่สามารถโฟกัสงาน Hiring ได้แบบร้อยเปอร์เซ็นต์ตลอดเวลาการรับสมัครงานและคัดเลือกผู้สมัครจึงต้องดำเนินการด้วยความแม่นยำ
มีประสิทธิภาพ และไม่สร้างภาระเพิ่มเติมโดยไม่จำเป็น

นอกจากทำ Shortlist ผู้สมัครในแต่ละตำแหน่งแล้ว อีกหนึ่งวิธีที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดภาระงานได้โดยตรงก็คือเครื่องมือจัดเก็บและติดตามข้อมูลผู้สมัคร (ระบบ ATS) ที่เป็นแพลตฟอร์มส่วนกลางไว้แชร์ Process การ Hiring ตั้งแต่เปิดรับสมัครตำแหน่งต่างๆ รีวิวฟีดแบคการสัมภาษณ์ไปจนถึงอัปโหลดไฟล์เอกสารไว้ในระบบ Cloud หลังบ้าน

อ่านบทความที่เกี่ยวข้อง: รับสมัครงานอย่างมีประสิทธิภาพกับ 5 เรื่องที่ต้องเคลียร์ก่อนลงประกาศ Job Post

ลงทะเบียนรับสิทธิใช้งาน Applicant Tracking System จาก Reeracoen Thailand ฟรี