3 เครื่องมือบริหารเวลา จัดการงานง่ายๆ ฉบับมือใหม่

เชื่อว่าหลายคนมักเจอปัญหา ‘ทำงานไม่ทัน’ ไปจนถึง ‘ลืม’ ว่ามีงานไปเลย เนื่องจากทำงานแบบ Multitasking ที่อาศัยวิธีการทำงานที่ต่างกันซึ่งหากบริหารจัดการไม่ดี ก็เป็นสาเหตุที่ทำให้เราเสียเวลาไปฟรีๆ รวมถึงทำงานไม่เสร็จตามกำหนดได้ง่ายมากเช่น ทำงานลงรายละเอียด แล้วจู่ๆ ก็สลับไปตอบอีเมล แทนที่เราจะได้โฟกัสไปทีละงาน กลับต้องเสียเวลาปรับโหมดตัวเองบ่อยๆด้วยปริมาณ และวิธีการทำงานแบบ Multitasking ทำให้ ‘เวลา’ คือทรัพยากรที่มีค่ามากที่สุดสำหรับคนทำงานคงไม่มีใครอยากทนถ่างตาทำงานดึก เพราะทำงานไม่ทันหรือลืมเชื่อไหมว่าราสามารถทำงานให้เสร็จได้ โดยไม่ต้องลากเลือดอยู่จนดึกดื่น แถมเก็บงานได้หมดจดด้วยการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพจาก 3 เครื่องมือง่ายๆ แต่ได้เรื่อง!

• Eisenhower Matrix

หลายคนน่าจะคุ้นเคยดีกับตาราง 4 ช่องจากประธานาธิบดี Dwight D. Eisenhower ที่ช่วยแบ่งการทำงานให้มีประสิทธิภาพและบริหารเวลาให้ดียิ่งขึ้นด้วยการจัดลำดับ ‘ความสำคัญ’ และ ‘ความเร่งด่วน’ โดย Urgent Tasks คืองานที่รีบใช้และจำเป็นต้องลงมือทำทันที ในขณะที่ Important Tasks สามารถใช้เวลาค่อยๆ ทำและมีผลต่อความสำเร็จในระยะยาวมากกว่างานประเภทอื่นๆ แต่ข้อระวังคือถ้าไม่วางแผนจัดการให้ดีก็จะเข้าข่าย “งานเร่งด่วน” ในที่สุด

เมื่อรู้จักลักษณะงานทั้งสองประเภทแล้ว ทีนี้เรามาฝึกวิธีการวางแผนการทำงานด้วยตาราง Eisenhower Matrix ด้วยการแบ่งออกเป็น 4 ช่องตามความสัมพันธ์ของ ‘ความเร่ง’ และ ‘ความสำคัญ’ ดังนี้

1) ลงมือทำ = เร่งด่วนและสำคัญเป็นงานที่เห็นผลกระทบชัดเจนและต้องทำทันที โดยมีผลต่อเป้าหมายระยะยาวด้วยซึ่งตัวเราเองจะรับรู้ได้ทันทีว่างานไหนบ้างที่จัดอยู่ในประเภทนี้ เพราะมันจะคอยกวนใจเราอย่างชัดเจนอยู่ตลอดเวลา ถ้ายังไม่เสร็จ

2) วางแผน = สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนงานสำคัญที่ยังมีเวลาให้ค่อยๆ จัดการได้ ซึ่งเราสามารถจัดสรรเวลาตามความถนัด เช่น งานโปรเจกต์ที่ต้องนำเสนอในสัปดาห์หน้าเราอาจค่อยๆ ทำไปทีละจุดเพื่อความสมบูรณ์ ครบถ้วนมากขึ้น

3) หาคนช่วย = ด่วนแต่ไม่สำคัญงานที่ต้องอาศัยการลงมือทำทันที แต่ไม่ได้ความสำคัญพอจะให้เราทำด้วยตัวเองอาจลองกระจายงานออกไปให้คนอื่นๆ ในทีม เพื่อเพิ่มทักษะและเรียนรู้งานใหม่ๆ

4) ไม่ต้องทำ = ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญสุดท้ายคืองานที่เราไม่จำเป็นต้องทำก็ได้ เพราะไม่ได้สำคัญพอให้วางแผน และไม่ได้เร่งด่วนพอให้เสียเวลาไปลงมือทำดังนั้นจึงหมายความว่ามันคือ ‘งานเสียเวลา’ ที่ไม่จำเป็นต้องทำ เช่น หมกมุ่นกับสถานะในแอปฯ ตลอดเวลา

• To-Do List

ยิ่งจดยิ่งจำ ยิ่งทำได้ดี และช่วยลดโอกาสที่จะลืม! นี่คือนิยามของการใช้เครื่องมือ To-Do List ที่จะคอยบอกและย้ำเตือนว่า “มีอะไรต้องทำบ้าง” ตามลำดับความสำคัญ เป็นได้ทั้งเช็กลิสต์การทำงานและการใช้ชีวิตสำหรับคนที่ภาระหน้าที่เยอะไปหมด

เทคนิค 6 ข้อที่จะทำให้ To-Do List ของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

1) กางงานทุกอย่างออกมาดูไม่สำคัญว่าจะทำในไหน แต่ต้องแน่ใจว่าเราจะเห็นได้ง่าย รวมไว้ที่เดียวและสะดวกต่อการใช้งาน เพื่อไม่ทำให้หลงลืมหรือสับสนกว่าเดิม!ซึ่งเราอาจจดลงในกระดาษ หรือทำลิสต์ในแอปฯ ที่ปัจจุบันมีให้ใช้มากมายโดยที่จดทุกอย่างออกมาเพื่อให้เห็นภาพรวมของงานทั้งหมด ป้องกันการหลงลืม และทำให้เราจัดลำดับความสำคัญได้ง่ายขึ้น

2) แยกหมวดหมู่ และจัดลำดับความสำคัญงานที่สำคัญและเร่งด่วน เรามักจะรู้อยู่แล้วตามความร้อนรนของจิตใจ อะไรด่วนสำคัญ ก็ต้องทำก่อน ส่วนที่เหลือค่อยโยกไปทำทีหลังและอีกหนึ่งเคล็ดลับที่จะช่วยบริหารเวลาให้ดีขึ้นคือการ ‘จัดหมวดหมู่’เคลียร์งานทีละประเภท จัดระเบียบการทำงานให้ดี โฟกัสไปทีละอย่าง จะช่วยให้เราสมาธิดีขึ้น ไม่ต้องปรับโหมดตัวเองจนเสียเวลาไปฟรีๆ

3) กำหนดระยะเวลาที่แน่นอนการบริหารเวลางานที่ดี ต้องมีกรอบเวลาที่ชัดเจน เพราะถ้าเราทำงานไปเรื่อยๆ โดยไม่กำหนดเวลาเราจะติดอยู่ในกับดักที่หลอกให้คิดว่า “ยังมีเวลาอยู่” และรู้ตัวอีกทีงานก็ไม่เสร็จตามกำหนด เป็นปัญหาให้ตามเก็บเพิ่มอีกนอกจากนี้การวางกรอบเวลาเป็นประจำจะช่วยให้เราเรียนรู้ว่า งานแบบไหนควรใช้เวลาเท่าไรในการลงมือทำ ซึ่งเมื่อชินแล้วจากงานที่เคยต้องใช้เวลา เราก็สามารถทำได้คล่องและเร็วขึ้นด้วย

4) ขึ้นต้นด้วย ‘วิธีการ’ จะทำให้เราเห็นภาพได้ชัดขึ้นTo-Do List ที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย ควรเริ่มต้นด้วย ‘วิธีการ’ ทำให้เราเห็นภาพชัดขึ้น รู้ว่าต้องทำอะไร ด้วยวิธีการไหนเปรียบเหมือนการป้อนโปรแกรมให้ร่างกายพร้อมทันทีตั้งแต่เห็น Task สามารถลงมือทำได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาตีความ เช่น

• ออกแบบภาพกราฟิก 3 รูป
• ส่งอีเมลให้หัวหน้าตรวจงาน
• อัปโหลดไฟล์ ส่งงานตาม Deadline

5) ซอยงานใหญ่ให้เป็นงานเล็กๆทุกเป้าหมายใหญ่ล้วนเต็มไปด้วยรายละเอียดเล็กๆ ที่สำคัญ กระจายงานออกมาให้เห็นองค์ประกอบที่ชัดเจน เป็นรูปธรรมทำให้เราวางแผน หรือติดตามขั้นตอนต่างๆ ได้ง่ายขึ้นนอกจากนี้ยังทำให้เรารู้ว่าแต่ละโปรเจกต์ขาดเหลืออะไรอีกบ้าง ทำให้เรามองภาพรวมออก และพร้อมรับมือกับสถานการณ์ไม่คาดฝันรวมถึงยังช่วยให้เราเลิกนิสัยผัดวันประกันพรุ่งด้วย

6) วางแผนล่วงหน้าหากเราเสียเวลาระหว่างวัน หรือก่อนเริ่มงานไปกับการ ‘วางแผน’ ทั้งๆ ที่งานบนมือก็เยอะพอแล้วการทำ To-Do List ก็คงจะไม่เกิดประโยชน์ แถมจะเป็นการเสียเวลาซ้ำซ้อนยิ่งไปกว่านั้นด้วยความกดดัน เราอาจรีบเกินจนหลงลืมบางอย่างไปจนพลาดในที่สุดดังนั้นสิ่งที่เราควรทำคือการ ‘เตรียมล่วงหน้า’ ใช้เวลาช่วงใกล้เลิกงาน วางแผนงานของวันถัดไปให้ชัดเจนเมื่อเรามีเวลาทำ To-Do List อย่างรอบคอบมากขึ้น ความผิดพลาดก็จะน้อยลงไปด้วย

• Time Boxing

เครื่องมือฝึกความ Productive ขั้นสุด ต่อยอดมาจาก To-Do List และใช้เทคนิค Eisenhower Matrix ร่วมจัดความสำคัญด้วยได้โดย Time Boxing คือการเพิ่มความชัดเจนของรายละเอียดงานให้อยู่ภายใต้กรอบเวลาที่จำกัดและทำให้เราบริหารจัดการได้เป็นรูปธรรมมากขึ้น

Time Boxing คือการแก้ปัญหาความหลงลืม ทำงานไม่ทัน และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารเวลาด้วยการแตกรายละเอียดของงานอย่างมีแบบแผน ขั้นตอน ป้องกันการไม่เสียเวลาเปล่านอกจากฝึกให้เราใช้เวลาได้อย่างคุ้มค่า นอกจากนี้ยังช่วยชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานของเราได้ด้วยเช่น จากเมื่อก่อนเคยใช้เวลา 1 ชั่วโมงในการทำงาน เมื่อเวลาผ่านไปก็ควรใช้เวลาน้อยลง เนื่องจากมีประสบการณ์แล้ว

แต่ถ้าหากใช้เวลาเพิ่มขึ้น ก็ต้องหาสาเหตุเพื่อทำการแก้ไขฝึก Time Boxing ง่ายๆ ด้วยการสร้าง To-Do List บนปฏิทินรายสัปดาห์ แบ่งลำดับตามความสำคัญและเร่งด่วนกำหนดระยะเวลาให้ชัดเจน เหมาะสม พยายามทำตามเป้าหมายไปทีละชิ้นตามลิสต์ที่วางไว้โดยไม่ลืมที่จะกำหนดเวลาพักเพื่อรักษาพลังในการทำงานของตัวเองด้วย บทความที่สนใจ:INTROVERT เข้าสังคมอย่างไร โดยไม่สูญเสีย ‘พื้นที่ส่วนตัว’

แหล่งข้อมูลเพิ่มเติม